Os estudos indicam que 20-50% do tempo de trabalho dos empregados é utilizado para a gestão das suas caixas de correio. Foram criados motores de regras para ajudar, mas demasiadas vezes  os colaboradores ficam presos no congestionamento das caixas de correio. Porém, os sistemas mais modernos de correio electrónico ajudam a prevenir e reduzir estas ocorrências, porque actuam como o motor central de "messaging" que impulsiona as comunicações unificadas e as aplicações de colaboração  racionalizando  os processos de negócio.

Instant Messaging

Mensagens Instantâneas (IM) é um método rápido e fácil para interagir com outros em comunicações “multi-party” – um para um, um para muitos ou muitos para muitos… irrespectivamente da localização dos intervenientes.

No espaço de tempo em que se espera por uma resposta a um correio electrónico ou um correio de voz, perde-se tempo valioso. Com Mensagens Instatâneas  a interacção é tão instantânea como uma chamada de voz e muito menos invasiva. Em conjunto com a gestão de presença constitui uma ferramenta poderosa que pode  incluir voz e vídeo, inclusivamente chamadas de conferência.

Unified Messaging

Mensagens Unificadas  (UM) aproveita a capacidade do motor de correio electrónico para entregar mensagens  de voz e outros meios de comunicações, incluindo mensagens de fax para uma única  caixa de correio.

As aplicações de Mensagens Unificadas permitem aos trabalhadores  Móveis  gerir o seu correio electrónico, agendas e correios de voz enquanto estão em movimento. As diversas  comunicações são entregues  num PDA ou telemóvel. E utilizando tecnologia de voz interactiva, os utilizadores podem ouvir e responder a mensagens assim como gerir as suas agendas.