Le riunioni hanno numerose finalità, dalla discussione alla collaborazione e alle decisioni, ma presentano una serie di inconvenienti, fra cui la necessità di viaggiare, i vincoli di pianificazione, la mancanza di tempo e la disponibilità solo parziale delle informazioni appropriate. Le teleconferenze e le videoconferenze possono essere di aiuto, ma non offrono di per sé un'alternativa soddisfacente.
Insieme agli strumenti di collaborazione per la revisione di presentazioni e altri documenti, i sistemi di videoconferenza su desktop sono in grado di offrire agli utenti un'esperienza di riunione virtuale di prim'ordine, ma questa non è che una delle opzioni disponibili.
Le cosiddette tecnologie Web 2.0 forniscono strumenti di collaborazione facili da introdurre in portali Web intuitivi e definibili dagli utenti. Fra gli strumenti in questione figurano i wiki (basi di conoscenze on-line sulle quali si lavora in collaborazione), i blog (strumenti di commento on-line che consentono ai lettori di fornire un feedback) e i mash-up (applicazioni create riunendo dati e applicazioni provenienti da più fonti). Ne deriva un approccio diretto dal basso verso l'alto alla gestione delle conoscenze e alla collaborazione, fra i cui vantaggi vi sono la flessibilità e la possibilità, per i collaboratori, di comunicare e collaborare nel momento migliore per ciascuno di loro.
Queste tecnologie sono in grado di sostituire con relativa rapidità le rigide intranet aziendali.
I processi aziendali possono essere gestiti mediante strumenti automatici di gestione dei flussi di lavoro. È possibile definire i processi e creare azioni automatiche per avvisare i collaboratori o i responsabili, richiedere approvazioni o avviare ulteriori processi. Le funzioni associate ai flussi di lavoro possono essere implementate con applicazioni di collaborazione e gestione dei documenti (comprese quelle Web 2.0 orientate all'assistenza), per migliorare la produttività e gestire in modo più efficace i processi aziendali.
È possibile integrare nell'architettura la mappatura grafica dei processi. La predisposizione delle soluzioni per le comunicazioni aggiunge un ulteriore fattore di produttività
NEC dispone delle competenze e delle soluzioni necessarie per guidare le organizzazioni nello sfruttamento di tali strumenti a supporto del miglioramento dei processi aziendali.