Το φωνητικό ταχυδρομείο και το e-mail αποτελούν εδώ και χρόνια καθιερωμένες μεθόδους επικοινωνίας, καθεμιά από τις οποίες παρέχει τα δικά της οφέλη στις επιχειρήσεις. Ωστόσο, παραδοσιακά αντιμετωπίζονται ως διαφορετικές εφαρμογές… χρήσιμες, αλλά πολύ διαχωρισμένες.
Οι μελέτες αποδεικνύουν ότι το 20-50% του χρόνου των εργαζομένων δαπανάται στη διαχείριση των εισερχομένων e-mail. Αν και έχουν δημιουργηθεί κανόνες για να τους βοηθούν, πολύ συχνά οι εργαζόμενοι παγιδεύονται μέσα σε ένα καταιγισμό από e-mail. Ωστόσο, τα πιο πρόσφατα συστήματα e-mail περιορίζουν ή και εμποδίζουν την εμφάνιση αυτού του φαινομένου. Λειτουργούν ως κεντρικοί μηχανισμοί μηνυμάτων που επιτρέπουν στις ενοποιημένες επικοινωνίες και στις εφαρμογές συνεργασίας να απλοποιούν τις επιχειρηματικές διαδικασίες.
Η υπηρεσία άμεσων μηνυμάτων (Instant messaging - IM) παρέχει μια γρήγορη και εύκολη μέθοδο επικοινωνίας μεταξύ πολλών μελών – σε βάση ένας-προς-έναν, ένας-προς-πολλούς και πολλοί-προς-πολλούς… ανεξάρτητα από τη γεωγραφική θέση των συμμετεχόντων.
Πολύτιμος χρόνος χάνεται στο κενό που δημιουργείται κατά την αναμονή μιας απάντησης σε ένα e-mail ή φωνητικό μήνυμα. Με τα άμεσα μηνύματα, η αλληλεπίδραση είναι τόσο άμεση όσο μια φωνητική κλήση, αλλά πολύ λιγότερο αδιάκριτη. Σε συνδυασμό με τη διαχείριση παρουσίας, γίνεται ένα ισχυρό εργαλείο και μπορεί να κλιμακωθεί σε κλήσεις φωνής και βίντεο, συμπεριλαμβανομένης συνακρόασης.
Το ενοποιημένο σύστημα ανταλλαγής μηνυμάτων (Unified Messaging - UM) αξιοποιεί τη δύναμη του μηχανισμού e-mail για την παράδοση φωνητικού ταχυδρομείου και άλλων μέσων επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένων μηνυμάτων φαξ παλαιού τύπου, στο ενοποιημένο γραμματοκιβώτιο.
Οι εφαρμογές του συστήματος UM παρέχουν επίσης στους μετακινούμενους υπαλλήλους τη δυνατότητα να διαχειρίζονται e-mail, ημερολόγια και φωνητικά μηνύματα εν κινήσει. Τα διάφορα μέσα επικοινωνίας είναι δυνατό να παραδίδονται μέσω PDA ή κινητού τηλεφώνου. Επίσης, με τη χρήση αλληλεπιδραστικής τεχνολογίας φωνής, οι χρήστες μπορούν να ακούν και να απαντούν στα μηνύματα, καθώς και να διαχειρίζονται τα ημερολόγιά τους.
Το ενοποιημένο περιβάλλον ανταλλαγής μηνυμάτων της NEC παρέχει στους υπαλλήλους έναν ευέλικτο τρόπο εργασίας ιδανικά σχεδιασμένο να καλύπτει τις ανάγκες τους. Μπορούν να επικοινωνούν εύκολα μεταξύ τους και να έχουν τον έλεγχο των επικοινωνιών τους, αυξάνοντας έτσι την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητά τους, ενώ ταυτόχρονα βελτιώνουν την παροχή υπηρεσιών προς τους πελάτες. Οι ενοποιημένες λύσεις ανταλλαγής μηνυμάτων ανταποκρίνονται πραγματικά στην ανάγκη ενός ενοποιημένου κεντρικού γραμματοκιβώτιου για κάθε υπάλληλο και τον βοηθούν να διαχειρίζεται εύκολα της επικοινωνίες του.