Οι συσκέψεις έχουν πολλούς σκοπούς: συζήτηση, συνεργασία, λήψη αποφάσεων… αλλά πάσχουν από διάφορα ζητήματα, όπως την ανάγκη ταξιδιών, τους περιορισμούς λόγω προγραμματισμένων υποχρεώσεων, την έλλειψη χρόνου, την έλλειψη σημαντικών πληροφοριών. Η συνακρόαση ήχου και βίντεο μπορεί να βοηθήσει αλλά δεν παρέχει επαρκή εναλλακτική λύση σε όλα αυτά.
Η επιτραπέζια συνακρόαση βίντεο που αναπτύσσεται με εργαλεία συνεργασίας για την προβολή παρουσιάσεων και άλλων εγγράφων μπορεί να προσφέρει πλούσια εμπειρία σε μια εικονική σύσκεψη. Αλλά αυτή είναι μόνο μία επιλογή.
Οι αποκαλούμενες τεχνολογίες Web 2.0 παρέχουν εργαλεία συνεργασίας που μπορούν εύκολα να εφαρμοστούν σε εύχρηστες και προσαρμοζόμενες πύλες Web. Αυτά τα εργαλεία περιλαμβάνουν wiki (συλλογικές γνωσιακές βάσεις), ιστολόγια (ηλεκτρονικά ημερολόγια που επιτρέπουν σχόλια αναγνωστών) και mash-up (εφαρμογές που δημιουργούνται με συνδυασμό δεδομένων και εφαρμογών από πολλές πηγές). Το αποτέλεσμα είναι μια προσέγγιση "από κάτω προς τα πάνω" στη διαχείριση γνώσης και τη συνεργασία. Στα οφέλη συμπεριλαμβάνεται η ευελιξία και η δυνατότητα των εργαζομένων να επικοινωνούν και να συνεργάζονται σε χρόνο που εξυπηρετεί τον καθένα τους.
Τα δύσχρηστα εταιρικά intranet μπορούν να αντικατασταθούν από αυτές τις τεχνολογίες σχετικά γρήγορα.
Η διαχείριση των επιχειρηματικών διαδικασιών επιτυγχάνεται με εργαλεία αυτοματοποιημένης διαχείρισης ροής εργασίας. Οι διαδικασίες μπορούν να είναι καθορισμένες και αυτοματοποιημένες ενέργειες που ειδοποιούν τους συνεργάτες ή τους διευθυντές τμημάτων, υποβάλλουν αιτήματα έγκρισης ή ξεκινούν περαιτέρω διαδικασίες. Είναι δυνατή η υλοποίηση λειτουργικότητας ροής εργασίας με εφαρμογές διαχείρισης εγγράφων και εφαρμογές συνεργασίας (συμπεριλαμβανομένων εφαρμογών παροχής υπηρεσιών βασισμένων στο Web 2.0) για τη βελτίωση της παραγωγικότητας και την αποτελεσματικότερη διαχείριση των επιχειρηματικών διαδικασιών.
Είναι δυνατή η γραφική αναπαράσταση των διαδικασιών μέσα στην αρχιτεκτονική. Η δυνατότητα επικοινωνίας της λύσης προσθέτει μια επιπλέον διάσταση στην παραγωγικότητα
Η NEC διαθέτει τη γνώση και τις λύσεις για να βοηθήσει τις εταιρείες να εκμεταλλευτούν αυτά τα εργαλεία, τα οποία υποστηρίζουν τις βελτιώσεις των επιχειρηματικών διαδικασιών.